Ordem de Serviço DFORSP Nº. 60, DE 21 DE novembro DE 2024.

Institui as Comissões e Subcomissões de Avaliação e Gestão Documental no âmbito da Seção Judiciária de São Paulo e revoga as Ordens de Serviço n.º 1, de 1.º de março de 2021, e nº 24, de 21 de março de 2022, desta Diretoria do Foro.

A JUÍZA FEDERAL VICE-DIRETORA DO FORO E CORREGEDORA PERMANENTE DOS SERVIÇOS AUXILIARES DA JUSTIÇA FEDERAL DE PRIMEIRO GRAU EM SÃO PAULO, DRA. SÍLVIA MELO DA MATTA, no uso de suas atribuições legais e regulamentares;

CONSIDERANDO a Resolução n.º 324, de 30 de junho de 2020, do Conselho Nacional de Justiça, que institui diretrizes e normas de Gestão Documental e dispõe sobre o Programa Nacional de Gestão Documental e Memória do Poder Judiciário – Proname;

CONSIDERANDO os termos da Resolução n.º 886, de 29 de abril de 2024, do Conselho da Justiça Federal, que dispõe sobre o Programa de Gestão Documental e Memória da Justiça Federal de 1º e 2º graus, observadas as normas de funcionamento do Programa Nacional de Gestão Documental e Memória do Poder Judiciário – Proname e seus instrumentos;

CONSIDERANDO a Resolução Conjunta PRES/CORE n.º 14, de 20 de janeiro de 2021, que regulamenta os procedimentos para a eliminação de processos físicos em tramitação, no âmbito da Justiça Federal da 3.ª Região, após a sua digitalização e migração para o Sistema Processo Judicial Eletrônico – PJe;

CONSIDERANDO o elevado custo para guarda de processos judiciais e documentos administrativos e ausência de espaço físico nas Subseções Judiciárias da Justiça Federal de Primeiro Grau de São Paulo;

CONSIDERANDO o teor do expediente n.º 0013914-28.2024.4.03.8001;

RESOLVE:

Art. 1.º Instituir, no âmbito desta Seção Judiciária, a Comissão Permanente de Avaliação e Gestão Documental, nos termos do art. 12, da Resolução n.º 324, de 30 de junho de 2020, do Conselho Nacional de Justiça e do art. 8º, da Resolução n.º 886, de 29 de abril de 2024, do Conselho de Justiça Federal, composta, no mínimo, por:

I – três juízes coordenadores, presidida por um deles, preferencialmente com experiência em gestão documental ou gestão de memória;

II – um servidor responsável pela unidade de gestão documental;

III – um servidor da unidade de tecnologia da informação;

IV – um servidor graduado em curso superior de Direito;

V – um servidor graduado em curso superior de Arquivologia;

VI – um servidor graduado em curso superior de História.

§1.º A critério da Comissão, poderão ser convidados a integrá-la servidores das unidades organizacionais referidas nos documentos a serem avaliados, bem como profissionais ligados ao campo de conhecimento de que trata o acervo objeto da avaliação, podendo ser substituídos após a conclusão dos trabalhos relativos às respectivas unidades ou áreas do conhecimento.

§2.º A designação dos membros e o período de sua atuação serão feitos por ato da Diretoria do Foro.

Art. 2.º À Comissão Permanente de Avaliação Documental compete:

I - orientar a análise, a avaliação e a seleção dos documentos produzidos e recebidos nos respectivos órgãos, para guarda permanente ou eliminação;

II - propor alterações nos instrumentos de Gestão Documental;

III - propor instrumentos arquivísticos de classificação, temporalidade e destinação de documentos e submetê-los à aprovação da autoridade competente;

IV - aprovar a listagem de eliminação, encaminhar à publicação o Edital de Ciência de Eliminação de Documentos e, concluído o processo, o Termo de Eliminação de Documentos;

V - identificar, definir e zelar pela aplicação dos critérios de valor secundário dos documentos e processos;

VI - definir procedimentos quanto à guarda de documentos e processos de valor secundário;

VII - participar de todas as decisões afetas à preservação e difusão do acervo, modernização e automatização dos arquivos setoriais e centrais;

VIII - orientar as Subcomissões e as Comissões Setoriais para a análise e destinação dos autos judiciais e dos documentos administrativos;

IX- propor as alterações no sistema de movimentação processual, visando sua adequação às normas pertinentes à matéria e a padronização das anotações no sistema;

X- propor ações de capacitação sobre o Programa de Gestão Documental;

XI- solicitar ao Tribunal Regional Federal da Terceira Região listagem de ações judiciais transitadas em julgado que foram precedentes de súmula.

Art. 3.º Estabelecer Comissões Setoriais de Avaliação e Gestão Documental nas Subseções Judiciárias do interior e nos Fóruns da capital a serem compostas, no mínimo, por:

I – dois juízes coordenadores, presidida por um deles;

II – dois servidores de cada Vara;

III – um servidor da Divisão/do Núcleo de Apoio Administrativo/Regional do Fórum.

§ 1.º Para as Subseções com apenas uma Vara ou Vara-Gabinete, a Comissão poderá ser composta por apenas um juiz coordenador, além dos servidores citados nos incisos II e III deste artigo.

§ 2.º A indicação, alteração ou exclusão dos juízes coordenadores das Comissões Setoriais será feita por ato da Diretoria do Foro e, no caso dos demais membros, por ato do presidente da respectiva Comissão.

Art. 4.º Estabelecer Subcomissões de Avaliação e Gestão Documental nos Fóruns da capital.

§ 1.º As Subcomissões serão coordenadas pela Comissão Permanente de Avaliação e Gestão Documental e formadas por, no mínimo, dois servidores de cada vara.

§ 2.º Compete aos juízes das Varas dos Fóruns da capital a indicação ao Juiz Federal Coordenador do Fórum de servidores para a composição da Subcomissão.

§ 3.º A indicação, alteração ou exclusão dos membros das Subcomissões será realizada por meio de ato do Juiz Federal Coordenador do Fórum.

Art. 5.º Às Comissões Setoriais de Avaliação e Gestão Documental compete:

I - proceder à gestão documental, nos termos da Resolução Conjunta PRES/CORE n.º 14/2021, da parte física de autos judiciais digitalizados para tramitação eletrônica;

II – proceder à gestão documental dos processos judiciais findos e dos documentos administrativos de acordo com as orientações da Comissão Permanente de Avaliação e Gestão Documental;

III – acompanhar os procedimentos necessários para a fragmentação e doação da massa documental, nos termos do art. 27, da Resolução n.º 324/2020, do Conselho Nacional de Justiça.

§ 1.º Na capital a atribuição de proceder à gestão documental da parte física de autos judiciais digitalizados para tramitação eletrônica pertencerá às Subcomissões de Avaliação e Gestão Documental.

§ 2.º A Seção de Avaliação de Autos Findos - SUAA e a Seção de Avaliação de Documentos - SUAV, subordinadas à Divisão de Gestão Documental - DUGE, atenderão os trabalhos de gestão documental definidos pela Comissão Setorial de Avaliação e Gestão Documental da 1.ª Subseção Judiciária, bem como outras atribuições que lhes forem designadas pela Diretoria do Foro.

Art. 6.º As Comissões e Subcomissões deverão ser criadas no prazo de 30 (trinta) dias a contar da publicação desta Ordem de Serviço.

Art. 7.º Ficam revogadas as Ordens de Serviço n.º 1, de 1.º de março de 2021, e nº 24, de 21 de março de 2022, ambas desta Diretoria do Foro.

Art. 8.º Esta Ordem de Serviço entra em vigor na data de sua publicação.

PUBLIQUE-SE. REGISTRE-SE. CUMPRA-SE.